Qu’est ce que le Coffee-Meeting ?
On peut considérer le Coffee-Meeting comme le daily scrum ou encore standup meeting. A un point près. Ces deux réunions journalières se basent sur 3 questions. Or les expériences ont montrées que bien souvent les membres de l’équipe projet sont distraits et certains même ni voit pas d’intérêt persuadés que c’est une perte de temps.
J’ai pour ma part, eu l’occasion d’expérimenter le Coffee-Meeting en lieu et place d’un stand up meeting et je peux vous assurer que les résultats sont impressionnants.
L’instant plaisir
Afin d’améliorer la productivité et la motivation de chacun, il est important de rendre obligatoire le café, thé, chocolat, jus d’orange ou autre boisson propice le matin et un apport en viennoiseries, ou autre gâteau. Pourquoi rendre obligatoire ce genre de gourmandise ? Tout simplement car le fait d’ajouter une composante plaisir à ce genre d’exercice renforce d’une part l’intérêt des membres à y participer, motives plus facilement l’équipe et permet d’autre part, de faire une sorte de « lien » entre ce qui est dit durant la réunion et un moment de détente, et de plaisir comme celui d’une pause café.
Il est prouvé que le cerveau assimile plus facilement de l’information s’il est détendu et ouvert à la discussion. Cette méthode va donc détendre les participants et leurs permettre de répondre plus facilement aux questions posées.
Le moment
Par expérience, il a semblé plus intéressant et plus productif d’organiser ce genre de réunion fédératrice tôt le matin, juste après être arrivé sur son lieu de travail. La plupart du temps entre 9H et 9H30. Cela permet de commencer la journée sans perdre de temps par un point qui est inévitable pour une équipe agile tout en profitant du début de journée par son petit café !
La durée
Un coffee-meeting ne doit pas excéder 30 minutes pour être optimal. Si l’on dépasse cette durée, il est possible que l’on perde une partie de l’équipe et que la productivité laisse place au sentiment de perte de temps. Il faut aussi compter dans cette période le fait que chacun au début se serves en café, gâteaux et discutes pendant 5 minutes hors contexte projet (Ice breaking).
Les questions à se poser
Comme un Daily Scrum, il faut se poser les bonnes questions. Alors même si on savoure un bon café bien chaud, il faut bien rentrer dans le vif du sujet, alors quelles sont ces questions ?
- Qu’as-tu fait hier ?
Chacun explique sa journée antérieure, et les tâches sur lesquelles il a travaillé.
- Que fais-tu aujourd’hui ?
Chacun donne son programme personnel de la journée. Sur quoi il compte avancer.
- Rencontres-tu des obstacles ?
Chacun tente d’expliquer les potentiels obstacles qu’il rencontre.
Conclusion
Que les choses soient claires. Ces réunions périodiques ne sont pas un moment ou l’on doit trouver des solutions. Le but est que chacun puisse donner son ressenti sur le projet et avouer les obstacles qui lui font perdre du temps. Un collègue pourrait avoir une solution pour celui qui rencontre un obstacle. Si des problèmes existent, ils devront toutefois être résolus plus tard après la réunion. Ces rencontres permettent d’anticiper certains risques tôt et ainsi éviter d’éventuelles dérives irrattrapables.
En y intégrant un aspect de détente à ces réunions périodiques, le chargé de projet pourra obtenir plus vite et plus facilement les informations de ses collègues projet. Ceci permet donc de faire du management par la motivation et par la même occasion, d’améliorer la productivité de son équipe.
Tout à faire d’accord à propos de l’intérêt du coffee meeting !
Toutefois, attention à ne pas rendre ce moment trop formel. Se rassembler autour d’un café ou autre est aussi une occasion de partager d’autres choses et même si les trois questions sont crucial pour le chargé de projet, de simples discutions entre collègues peuvent, par exemple, à lier une équipe qui vient d’être constituée.