Comment Organiser un Hackathon à la hauteur du TechCrunch Disrupt

Organiser un Hackathon ? Done !

Concurrencer le fameux TechCrunch Disrupt ? Le titre de cet article, ainsi que cette ambition est sans doute démesurée, surtout si comme moi, vous êtes en passe d’organiser votre premier Hackathon…

Et pourtant, pensez-y, tout comme eux à leur début, vous allez devoir affronter différents obstacles et des imprévus auxquels vous n’auriez pas pensé, pour au final atteindre le même objectif : Réaliser un événement qui va en mettre plein la vue à vos participants !!
Mais pour en arriver là, il va falloir bien vous entourer et travailler dur.

Le week-end du 27 au 29 Mai 2016 s’est tenu le premier Hackathon organisé par Valtech sur le thème de la pollution.
En tant que cofondateur de cet Hackathon, je vais vous faire un rapide retour sur l’organisation d’un tel événement illustré par quelques images, témoignant de l’ambiance de celui-ci.

Loin de moi l’idée de vouloir donner des leçons ou encore une recette magique pour organiser « Le Hackathon parfait », je vous livre simplement mon top 10 des enseignements que j’ai tiré de l’organisation d’un événement de cet envergure.

Lorsque nous avons décidé de nous lancer dans cette aventure, l’un de nos premiers réflexe fut de trouver de l’appui de la direction afin de légitimer notre action. Sans leur accord, nous savions que nous n’aurions jamais pu réaliser cet hackathon.
Heureusement pour l’équipe, nous avons eu la chance d’avoir l’aval très rapidement et ainsi pouvoir avancer sans crainte dans les préparatifs.

L’organisation d’un Hackathon c’est fastidieux. Beaucoup d’énergie sera nécessaire à sa préparation. Il vaut donc mieux, tout de suite, bien s’entourer.
Il vous faut trouver d’autres organisateurs motivés par l’événement et qui comprennent l’ampleur du travail demandé, ainsi que le sens d’un tel événement.
Car lorsqu’il faudra « faire », leur seule motivation sera le sens donné à l’événement et ce, que la motivation soit personnelle ou professionnelle. Cette étape est primordiale à la réussite d’un hackathon.

Faire un hackathon cela coute de l’argent, prévoyez-le, parlez-en à vos sponsors internes (direction, pôles, services…) afin d’éviter tout quiproquo de dernière minute concernant les coûts. Tenez à jour les comptes et assurez-vous de ne pas dérailler.
Si vous n’arrivez pas à récolter assez en interne, rappelez vos contacts externes ou cherchez des partenaires qui accepteraient de participer financièrement.
Ce type d’événement peut en-effet susciter de l’intérêt auprès de certaines sociétés qui souhaiteraient y associer leur nom.

La recherche et la mise en place de partenariats est une longue étape semée d’embûches mais une fois que vous aurez mis en place des partenariats, considérez les comme vos amis, leurs connaissances pourront vous apportez énormément et feront que votre événement sera différent des autres.
N’oubliez pas ce point et faites en sorte de construire des partenariats dit gagnant-gagnant.

Le nerf de la guerre pour ce type d’événement: La communication ! Mettez en place une stratégie de communication depuis vos réseaux sociaux. Réfléchissez aux canaux de communications les plus intéressants dans votre domaine et animez-les :

Simplifie ton message et la proposition de valeur du weekend ! Les participants avant de s’inscrire, doivent comprendre l’intérêt du hackathon.
Pourquoi auraient-ils envie de venir et donner 48h de leur temps ? Des cadeaux à gagner ? De beaux sponsors ? Des produits qui leurs appartiendront ensuite ? Réfléchissez à votre proposition et faites la ressortir en grand.

Vouloir faire un hackathon à 100 personnes est une chose. Avoir 100 participants le jour J en est une autre. En-effet, ce n’est pas évident de faire venir autant de monde pour un hackathon, surtout lorsque comme nous, c’est votre premier.
Croire qu’ils vont s’inscrire tous seul est une erreur. Il faut avoir une stratégie de communication permettant de créer l’envie au sein de potentiels participants notamment via les réseaux sociaux mais ce n’est pas suffisant. Il faut également communiquer auprès d’écoles, de ses clients, partenaires historiques et collègues.

48h c’est long. Vous aurez forcément des coups de mou chez vos participants. Pour pallier à cela, vous pouvez essayer d’animer votre hackathon en proposant différentes activités ou jeux afin de les tenir éveillé, voir même « électrisés » ce qui leur permettra de réaliser des produits encore plus incroyables.
Pour autant, ne vous dites pas que l’inspiration des animations arrivera le weekend durant, c’est le meilleur moyen de louper ces moments de convivialité et de regain d’énergie.
Préparez donc en avance quelques activités/animations et réfléchissez bien aux bons moments pour les proposer. Par exemple, écrire sur un tableau à la craie un algorithme qui devait être ultra optimisé.

Vous êtes enfin le jour j. Il est 20h, vous devriez être 70-80. Or vous n’êtes que 30. Ok c’est dur, vous pensiez au moins être le double.
Ne soyez surtout pas dépité !!! Le taux de « No Show » lors de ce type d’événements est de l’ordre de 50%, voir même 60%, depuis les divers attentats que subi la France, c’est donc « presque » normal si vous n’êtes qu’à 30.
Plutôt que d’être déçus, dites-vous que les 30 qui sont là sont les bonnes personnes, qu’elles ont envie de s’éclater et qu’elles ont accepté de rester avec vous 48h. Et ceci n’est pas rien.
Alors faites la fête avec eux, montrez leur que vous êtes heureux de les recevoir. En d’autres termes, prouvez leurs qu’ils ont bien fait de venir passer autant de temps avec vous.

Presque un an que vous attendez ce jour, alors même si tout n’est pas parfait, prenez du plaisir avec l’équipe et les personnes présentes.
Profitez de cet instant car il va passer vite. Prenez des photos, communiquez sur les réseaux, parlez avec vos sponsors, les participants, créez des liens, mangez et buvez beaucoup (de l’eau, du redbull, du café, du café, encore du café…) et essayez de vous détendre un peu même parce que les nuits sont courtes surtout quand on est organisateur…

Plus que de vouloir vous noyer d’informations, je voulais partager un condensé de quelques points qui m’ont semblé essentiels lors de ce long périple. Ce top 10 reflète assez bien les erreurs que j’ai pu faire, ainsi que l’état d’esprit que j’ai eu pendant toute cette préparation.

Vous planifiez de réaliser un Hackathon ? Comment comptez-vous vous y prendre ? Vous êtes un participant régulier des hackathons ou startup weekends ? Laissez-moi votre point de vue en commentaire sur ces quelques retours.

C’est tout pour moi, merci à tous.